Was ist Recruiting?

Der angelsächsische Begriff Recruiting oder Recruitment wird in Unternehmen synonym mit Personalbeschaffung verwendet. Für Firmen, die wachsen, neue Kompetenzen aufbauen und ihren Digitalisierungsgrad weiterentwickeln, hat die Personalbeschaffung einen besonders hohen Stellenwert. Zunächst geht es um einen innerbetrieblichen Willensbildungsprozess, demzufolge ein konkreter Bedarf für eine bestimmte Stelle besteht und diese mit einem konkreten Anforderungsprofil belegt wird.

Im nächsten Schritt folgt die Überlegung, ob das Recruitment zur Besetzung der neuen Stelle firmenintern ablaufen soll (interne Personalbeschaffung) oder ob das geeignete Personal extern angeworben werden soll. Es stellt sich dann die Frage, wie, wo und auf welche Weise potenzielle, externe Bewerber, die über das Wunschprofil verfügen, angesprochen werden können. Passende Kandidaten und Kandidatinnen sollen auf die neue Stelle aufmerksam werden und sich gleichzeitig von ihr angezogen fühlen. Das moderne Recruitment hat viele Strategien und Instrumente entwickelt, die zielführend vor allem für die externe Personalbeschaffung im Wettlauf um die besten Kandidaten eingesetzt werden können. Letztlich geht es immer darum, den best geeignetsten Kandidaten zum richtigen Zeitpunkt an der richtigen Stelle im Unternehmen einzusetzen.

E-Recruiting vs. Klassisches Recruiting

Das „E“ vor dem Recruiting steht für elektronisch oder electronic und bedeutet, dass der gesamte Personalbeschaffungsprozess, also das gesamte Recruitment über elektronische Medien erfolgt. Auf herkömmliche Jobanzeigen in Printmedien wird vollkommen verzichtet. Das bedeutet, dass auch die Kandidaten keine ausgedruckten Bewerbermappen mehr einschicken, sondern sich ebenfalls elektronischer Medien bedienen. Die Personalverantwortlichen in den Unternehmen füllen keine Aktenschränke mehr mit geschalteten und ausgedruckten Anzeigen und mit Bewerbungsunterlagen, die per Post eingesendet wurden, sondern bedienen sich einer geeigneten HR-Software für die Verwaltung des gesamten Recruitingprozesses.

Mit dem E-Recruiting wird ein entscheidender Schritt in die Digitalisierung vollzogen. Es handelt sich hierbei nicht einfach um einen Step by Step Ersatz herkömmlicher Personalbeschaffungsprozesse in ihre digitale Form, sondern es werden vor allem neue Möglichkeiten genutzt, die der herkömmlichen Personalbeschaffung verschlossen bleiben. Beispielsweise werden mehr und mehr soziale Medien und Jobbörsen sowie der eigene Webauftritt des Unternehmens gezielt eingesetzt, um geeignete Kandidaten bestmöglich zu erreichen und sie zu einer Bewerbung anzuregen. Zusätzlich eröffnet das E-Recruiting ein effizienteres Management eingehender Bewerbungen mittels geeigneter Software. Die Software hilft, durch Einsetzen von Filtern eine geeignete Vorauswahl zu treffen.

Ein großer Vorteil der Digitalisierung des Personalbeschaffungsprozesses liegt in der Straffung einzelner Schritte. Das Schalten von Stellenanzeigen in Zeitungen und anderen Printmedien ist aufwändig und zeitraubend. Es kann lange dauern, bis geeignete Kandidatinnen oder Kandidaten auf die angebotene Stelle aufmerksam werden und ihre Bewerbungsunterlagen per Post einreichen. Viele Bewerber:innen reagieren nur noch auf Stellenanzeigen, auf die sie auf elektronischem Wege reagieren können.

Der Recruitingprozess

Es lohnt sich für Unternehmen, ihren Recruitingprozess und die einzelnen Recruiting-Schritte sorgfältig zu planen und auszuarbeiten. Als Recruiting Prozess wird das Gesamtvorhaben der Personalbeschaffung von der Bedarfsanalyse bis zur Einstellung und Einarbeitung des geeigneten Kandidaten oder der Kandidatin bezeichnet. Unmittelbar nach Definition des Personalbedarfs steht die Entscheidung, ob der geeignete Kandidat oder die Kandidatin intern oder extern besetzt werden soll. Im Regelfall besteht der Gesamtprozess der aktiven Personalbeschaffung (active Recruiting), also der externen Suche aus folgenden Einzelschritten oder Recruiting Maßnahmen:

Betriebsinterne Analyse des Personalbedarfs und Definition des Anforderungsprofils

• Gestaltung der Stellenausschreibung und ihre Platzierung in geeigneten Printmedien, online an prominenter Stelle im firmeneigenen Webauftritt sowie Entscheidung über Einbindung und Nutzung von Jobbörsen und sozialen Medien (Social Media)

• Sichtung, Bewertung und Verwaltung eingehender Bewerbungen, einschließlich Vorauswahl oder Kandidatenranking

• Bewerbungsgespräch mit anschließender Auswertung und Neufestsetzung oder Bestätigung des Rankings

• Vertragsausgestaltung und Einstellung der Wunschkandidatin oder des Wunschkandidaten

• Onboarding mit Einarbeitung

Falls die definierte Stelle intern besetzt werden soll, vereinfacht sich der Gesamtprozess für die Personalbeschaffung deutlich, weil es sich ausschließlich um betriebsinterne Vorgänge handelt. Damit alle infrage kommenden Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Kenntnis von der internen Stellenausschreibung erhalten, können diese per Intranet, Rundschreiben, oder in anderer geeigneter Weise, publik gemacht werden.

Bei größeren Personalbeschaffungsprojekten empfiehlt sich die Verwaltung des Gesamtprozesses mit einer geeigneten Software. Nach Sichtung und Bewertung der online oder per Post eingereichten Bewerbungsunterlagen schließt sich die Phase von Interviews oder Bewerbungsgesprächen an, in denen sich zeigen sollte, ob der Kandidat oder die Kandidatin zum Unternehmen passt. Im positiven Fall wird im nächsten Schritt der Einstellungsvertrag verhandelt und abgeschlossen und firmenintern ein Onboarding-Programm entworfen. Die neuen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen durchlaufen während des Onboardings ein besonderes Programm mit erhöhter Aufmerksamkeit zum schnelleren Kennenlernen und zu einer erleichterten Integration im Unternehmen.

 

Was macht einen guten Recruitingprozess aus?

Wichtig für einen effizienten HR-Recruitingprozess nach der Analyse des exakten Bedarfs ist die Ausgestaltung der Stellenausschreibung. Das ist unabhängig davon, ob die Suche nach geeigneten Personen per E-Recruiting oder auf herkömmlichem Wege oder auf beiden erfolgen soll. Die Stellenanzeige muss einerseits in Kurzform wiedergeben, um welche Art von Tätigkeit es handelt und welche Fähigkeiten und persönliche Eigenschaften erwünscht sind. Für kleinere und mittlere Unternehmen ohne hohen Bekanntheitsgrad ist es von Vorteil, die Attraktivität des Unternehmens durch Erwähnung von ein oder zwei USPs hinsichtlich Unternehmensphilosophie und Standort einzufügen.

Der nächste wichtige Punkt besteht in der Überlegung, in welchen Online- oder Offline-Medien die besten Chancen bestehen, geeignete Bewerber:innen anzusprechen. Vor allem hat der gezielte Einsatz im Bereich Social Media stark an Bedeutung gewonnen. Berufliche Netzwerke wie LinkedIn und Xing bieten gute Möglichkeiten für ein Active Sourcing, das über das reine Abwarten auf einlangende analoge oder digitale Bewerbungsunterlagen hinausgeht. Das digitale Handling von Bewerbungen und die digitale Kommunikation mit Bewerberinnen oder Bewerbern beschleunigen das HR-Recruiting enorm. Die Nutzung einer geeigneten Software ist unbedingt empfehlenswert.

Recruiting Maßnahmen

Wie bereits oben erwähnt, ist die Auswahl geeigneter Maßnahmen für die Ansprache von Personen mit dem geeigneten Profil mitentscheidend für den Erfolg der Personalsuche. Das hat umso mehr Bedeutung, weil sich der Personalmarkt für geeignete Fachkräfte zu einem Kandidatenmarkt gewandelt hat, in dem die Unternehmen in ihren Recruiting-Bemühungen oft im Wettbewerb zueinander stehen. Die Platzierung von Stellenanzeigen in sozialen Netzwerken, auf der firmeneigenen Karriereseite und auf Jobbörsen sind bereits zu Klassikern geworden. Nachfolgend erfahren Sie einen kleinen Ausblick auf die beruflichen Netzwerke Xing und LinkedIn, die stellvertretend für alle weiteren beruflichen Social Media stehen.

Das berufliche Netzwerk LinkedIn

LinkedIn gehört zu den hauptsächlich für Geschäftskontakte genutzten internetbasierten sozialen Netzwerken. Es wurde im Dezember 2002 in Sunnyvale, Kalifornien, gegründet und 2016 von Microsoft übernommen. Allein in Europa verfügt das Netzwerk über mehr als 200 Millionen Nutzer. Es können unter anderem Kontakte geknüpft, Unternehmensprofile erstellt und Themengruppen gebildet werden. Das Netzwerk bietet die Möglichkeit, einen Recruiter-Account anzulegen, um mit Stellenanzeigen Aufmerksamkeit zu erzeugen und auf kurzem Weg schneller Top-Talente für die eigenen Projekte zu finden und auch direkt anzusprechen.

Das berufliche Netzwerk Xing

Xing ist ein vorwiegend im deutschsprachigen Raum D-A-CH genutztes soziales Netzwerk zur Pflege beruflicher Beziehungen. Das Netzwerk wurde 2003 in Hamburg gegründet und zählte 2021 nach eigenen Angaben etwa 19 Millionen Nutzer. Für Unternehmen und Recruiter besteht die Möglichkeit, über ihr Firmenprofil (Employer Branding) auf sich aufmerksam zu machen und gesuchte Talente sogar über ein Active Sourcing direkt anzusprechen.

Recruiting-Kanäle und Instrumente

Aus der Menge möglicher Instrumente und Kanäle müssen die herausgesucht werden, die zum Unternehmen und ihrer Branche passen und die auch in das Budget passen, das für das Recruiting genehmigt wurde. Als klassische Kanäle für die Personalsuche werden die firmeneigene Karriereseite, die Nutzung sozialer Netzwerke wie oben beschrieben und Veröffentlichung von zielgruppenorientierten Stellenausschreibungen auf bestimmten Jobportalen.

Jobportale nutzen für HR-Recruiting

Online-Jobbörsen unterscheiden sich vom herkömmlichen Stellenmarkt durch die Möglichkeit, dass sich potenzielle Bewerber:innen durch gezielte Nutzung von Suchmaschinen sehr schnell orientieren können und fündig werden. Das Zurückgreifen auf Jobbörsen ist für Unternehmen meist kostenpflichtig. Zu den diversen Jobbörsen zählen auch spezielle Hochschulmessen, die von Universitäten für ihre Studienabgänger:innen veranstaltet werden.

Meta-Jobbörsen bedeuten einen großen Schritt im E-Recruiting

Ähnlich wie bei Plattformen, die für ein bestimmtes Produkt den günstigsten Anbieter finden, selbst aber keine Produkte anbieten, verfügen Meta-Jobbörsen über keine eigenen Stellenausschreibungen. Die Online-Plattformen verwendet bei der Sucheingabe Algorithmen, die nicht nur die Originalanzeige findet, sondern auch einen Link zur Website des Unternehmens. Meta-Jobbörsen sind vor allem für Jobsuchende interessant und wertvoll.

Den richtigen Recruiting Kanal auswählen

Erfolgreiches Recruiting besteht nicht aus einigen wenigen befolgten Kanälen, sondern aus einem breiten Anwendungsmix von Instrumenten herkömmlicher Personalsuche und zukunftsweisendem E-Recruiting. Die Entwicklung zum Bewerbermarkt erfordert ein Recruiting, das Direktansprachen von Wunschkandidaten einschließt, was früher nur für besonders herausgehobene Positionen über Headhunter üblich war. Recruiting Tools, die eine Direktansprache möglicher Bewerber:innen beinhalten, haben das Potenzial, besonders erfolgreich zu sein. Direkt angesprochene Personen fühlen sich prinzipiell aufgewertet und wichtig genommen. Die Direktansprache und direkte Umwerbung weckt positive Gefühle und erhöht die Bereitschaft, eine Bewerbung abzugeben oder ein Bewerbungsgespräch zu vereinbaren.

Darauf sollten Sie im Recruiting achten

Aktives Networking mit Active Sourcing, also mit Direktansprache im HR-Recruiting gewinnt mehr und mehr Bedeutung für Unternehmen, die auf Personalsuche sind. Kreative und innovative Maßnahmen können in Zeiten mit Fachkräftemangel hilfreich sein, Wunschkandidatinnen oder -kandidaten zu finden und für einen bestimmten Job zu begeistern. Dazu gehört auch die Bildung von Talentpools und die Durchführung von Content Marketing mit speziellem Personalmarketing wie beispielsweise das Hochschulmarketing. Das Berliner Start-up Moberries bietet eine Plattform an, die Zugriff auf alle Jobportale und auf Personalvermittler sowie auf Talentnetzwerke hat. Es vermischen sich quasi Active und Passive Sourcing. Neben der sachlichen Kompetenz zukünftiger Mitarbeiter:innen gewinnen die soziale Kompetenz und andere „Soft Factors“ an Bedeutung.

Fazit

Die rasante Entwicklung des Internets und der damit verbundenen Möglichkeiten wie Social Media, eigene Webauftritte und Suchmaschinen, die innerhalb von Millisekunden Antworten auf Fragen liefern, haben zu einem kontinuierlichen Wandel des HR-Recruitings geführt. Die elektronischen Medien bieten eine Fülle von Tools, mit denen gezielt Personen, die über die wichtigsten erwünschten Eigenschaften verfügen, angesprochen werden. Auch die Einreichung von Bewerbungsunterlagen und deren Verwaltung erfolgt zunehmend digital. Die Prozesse werden dadurch wesentlich verkürzt und effizienter. Im Rahmen allgemeinen Fachkräftemangels stehen Unternehmen häufig im Wettbewerb bei der Suche nach geeigneten Kandidaten und Kandidatinnen.