Talent Pool - Gute Bewerber in der Pipeline halten

Gleichwohl, ob ein Unternehmen Fachkräfte ohne Führungsverantwortung, Tech-Spezialisten oder einen Mitarbeiter für das Top-Management sucht: Der Mangel an geeigneten Kandidaten führt häufig dazu, dass offene Positionen trotz intensiver Suche nicht vergeben werden können. Mit dem Aufbau eines Talent Pools erleichtern sie sich künftige Recruiting Prozesse und entlasten so die Personalabteilung. 

Dieser Beitrag enthält daher die wichtigsten Informationen rund um das Thema Talent Pooling und zeigt wie sie gezielt einen passenden Bewerber Pool aufbauen, führt aber auch die Grenzen dieses Ansatzes auf. Mit unserer Hilfe haben sie am Ende einen guten Überblick, wie ein Talent Pool auszusehen hat, der ihrem Unternehmen nützt.

Was genau ist ein Talent Pool? 

Im Talent oder Bewerber Pool sammeln Unternehmen Kontaktdaten und Portfolios von Bewerbern und Mitarbeitern mittels einer HR-Datenbank. Wichtig dabei ist, diesen Pool in der Personaldatenbank so einzubinden, dass er übersichtlich darstellbar ist. Genauso müssen unbedingt die gesetzlichen Datenschutzrichtlinien verlässlich eingehalten werden.

Jedes Unternehmen kann das Talent Pooling nach den eigenen Erfordernissen gestalten. Um für Recruiting Prozesse einen Mehrwert zu generieren, sollten Kontaktdaten und Fähigkeiten von aktuellen Mitarbeitern und Second-Best-Bewerbern erfasst werden. Darüber hinaus kann der Pool mit der Karriere-Seite verbunden werden. Potenzielle Bewerber oder Interessenten können ihre Kontaktdaten hinterlassen und ihr Profil im Talent Pool hinterlegen. Zusätzlich lassen sich Kontakte über Social-Media-Auftritte und Jobmessen generieren. Auch wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, kann bei jenen routinemäßig nachgefragt werden, ob ihr Profil für eine künftige Kontaktaufnahme gespeichert werden darf. Idealerweise nutzt die Personalabteilung eine Mitarbeiterumfrage dazu, die Belegschaft nach persönlichen Empfehlungen zu fragen.

Möchte die Personalabteilung eine vakante Stelle besetzen, steht die Datenbank für ein Active Sourcing oder gezielte Personalentwicklungsmaßnahmen zur Verfügung. Erfahrungsgemäß entfaltet die Talente-Datenbank ihr volles Potenzial jedoch nur, wenn sie nachhaltig gepflegt wird. Das bedeutet: Ein Mitarbeiter der HR-Abteilung sollte hierfür die Verantwortung übernehmen.

Der Markt stellt für jede individuelle Form des Talent Poolings eine passende Softwarelösung zur Verfügung.

Vorteile eines Bewerber Pools für Unternehmen

Von einem Bewerber Pool profitieren Verantwortliche für die Personalgewinnung, das Personalmarketing und die Personalentwicklung. 

Dieser Abschnitt zeigt die verschiedenen Vorzüge eines Bewerber Pools: Im Normalfall beginnt die Personalabteilung jedes Mal von Neuem, wenn sie eine Stelle besetzen soll. Sind Profile von potenziell interessanten Kandidaten bereits in der Datenbank hinterlegt, können Personaler auf einem anderen Niveau starten. So können sie mit der jeweiligen Fachabteilung eine Vorauswahl treffen und die ersten Kandidaten zeitnah kontaktieren. Erfahrungsgemäß sinken die Kosten und der zeitliche Aufwand beträchtlich, denn weder Stellenausschreibungen, noch Assessment-Center oder die Beauftragung von einem Headhunter müssen organisiert und bezahlt werden.

Unternehmen, die das Talent Pooling nachhaltig betreiben, halten unter anderem via Newsletter die Interessenten in der Bewerber Pipeline. Ein solcher Newsletter informiert in diesem Fall zum Beispiel über die positive Entwicklung des Unternehmens und vakante Stellen. Dadurch entsteht bereits im Vorfeld eine Bindung zwischen Unternehmen und Interessenten. Genauso wichtig ist es, potenzielle Bewerber zu motivieren, ihre Kontaktdaten und die gegenwärtige Karrierestufe regelmäßig zu aktualisieren. Die sorgsame Kommunikation mit dieser stillen Reserve stärkt zusätzlich die Arbeitgebermarke und steigert die Attraktivität des Unternehmens.

Im Idealfall erspart ein umfassender Talent Pool sogar eine Neueinstellung. Verwaltet die HR-Abteilung das aktuell im Unternehmen vorhandene Potenzial der Mitarbeiter, können einzelne Personalentwicklungsmaßnahmen einen oder mehrere Mitarbeiter so weit qualifizieren, dass sie eine Aufgabe übernehmen können. Wieder entfallen aufwändige Recruiting und Onboarding Prozesse.

Kandidatenpool aufbauen

Zur Mitarbeitergewinnung via Talent Pooling stehen ihnen verschiedene Quellen zur Verfügung. Die folgenden Beispiele zeigen die erfolgreichsten Strategien.

Absolventen erreichen sie am einfachsten über Kontaktmessen und Fachvorträge an Hochschulen. Über Praktika, Anstellungen von Werkstudenten oder die Betreuung von Abschlussarbeiten lernen sie ebenfalls interessante Kandidaten kennen. Auf Karriere- oder Fachmessen begegnen sie Professionals. Die unterschiedlichsten Kandidaten finden sie über Social-Media-Kanäle, E-Recruiting und Ihre Karriere-Website. Fordern sie in der Kommunikation mit Interessenten regelmäßig zu Initiativbewerbungen auf. Last but not least sollten sie auch Second-Best-Kandidaten, die Profile von Mitarbeiterempfehlungen und ehemalige Mitarbeiter in der Bewerber Pipeline halten.

Eine weitere Quelle befindet sich bereits vor Ort. Mittels einer unternehmensinternen Umfrage kann die Personalabteilung alle Abschlüsse, Zusatzausbildungen und auch privat erworbene Zertifikate der Belegschaft erfassen. So kann möglicherweise ein Entspannungscoach, der in seiner Freizeit im Sportverein Kurse anbietet, auch für die Mitarbeiter ein Beratungsangebot erstellen.

Natürlich gilt für das Talent Pooling das Motto „Qualität statt Quantität“. Eine Firma aus der Baubranche muss nicht die Kosmetik-Ausbildung einer Mitarbeiterin archivieren. Genauso gibt es Menschen, die aufgrund ihrer Werte oder ihres Auftretens nicht zum Unternehmen passen. In solchen Fällen verzichten sie auf die Kontaktdaten.

Noch ein Hinweis: Für den Aufbau des Bewerberpool gelten dieselben Regen wie für dessen Pflege. Ein Mitarbeiter muss dafür die Verantwortung übernehmen und den Aufbau stetig vorantreiben und weiterentwickeln.

Organisation des Bewerberpools

Der Aufbau eines Kandidaten Pools ist eine langfristige Aufgabe, die sich auszahlt. Um den zeitlichen Aufwand für die Kommunikation mit den Kandidaten im Rahmen zu halten, ist eine Segmentierung der Datenbank erforderlich. Anders formuliert: Eine qualitativ hochwertige Recruiting Software unterstützt sie dabei, die Kommunikation weitgehend zu automatisieren und die Adressaten gezielt herauszufiltern; schließlich brauchen Professionals keine Informationen über Perspektiven im Unternehmen für Berufseinsteiger.

Genauso interessieren wohl die Beschäftigten des Unternehmens erfahrungsgemäß andere Themen als externe Kandidaten. Hier zu differenzieren ist extrem wichtig. Erhält der Kontakt häufiger nicht relevante Informationen, schadet das dem Image des Unternehmens. Außerdem erweist es sich als sehr schwierig, einen verlorenen Kontakt zurückzugewinnen. Die Auswahl und der Einsatz eines Talent Relationship Management Systems sollte folglich mit Bedacht erfolgen.

Verbunden bleiben: Interessentenpool weiterentwickeln

Interessentenpools spielen eine immer wichtigere Rolle als Ergänzung zu den traditionellen Recruiting Maßnahmen. Wenn sie im ersten Schritt einen internen Talent Pool aufbauen und diesen im nächsten Schritt um externe Kandidaten erweitern, haben Sie ein wirkungsvolles Instrument geschaffen. Erst jetzt ist der passende Zeitpunkt, um über weitere Optionen nachzudenken.

Neben den bereits genannten Vorteilen bietet das Kandidaten-Archiv nämlich einen zusätzlichen Mehrwert für das Personalmarketing. Schließlich können die gespeicherten Profile dazu dienen,um die Zielgruppe besser kennenzulernen: Über welchen Kanal kommen die meisten Interessenten? Nutzen die verschiedenen Berufs- und Altersgruppe jeweils andere Kontaktoptionen? Dieses Wissen erlaubt ihnen, geeignete Kandidaten noch gezielter anzusprechen und neue Gruppen zu erreichen.

Möglichkeiten und Grenzen des Talent Poolings 

Interessenten Pools spielen eine immer wichtigere Rolle als Ergänzung des traditionellen Recruitings. Allerdings zeigt die Erfahrung, dass viele Unternehmen das Tool nicht gezielt einsetzen und dadurch Ressourcen vergeuden und Potenzial nicht nutzen. 

Schaffen sie intern Klarheit, welche Ziele sie mit dem Projekt verfolgen und welche Anforderungen die verwendete Software erfüllen muss. Beziehen sie das Thema Datenschutz in Ihre Überlegungen ein, denn dieser Aspekt kann bei der Umsetzung viel Zeit in Anspruch nehmen.