Stellenbeschreibung richtig formulieren - So gelingt es!

Der Stellenmarkt ist hart umkämpft. Deshalb ist es immer von Vorteil sich der Konkurrenz gegenüber bezüglich der Einstellungsverfahren einen Vorsprung verschaffen zu können. Der erste Schritt in einem erfolgreichen Einstellungsprozess ist das Verfassen einer guten Stellenbeschreibung. Aber was bedeutet "gut"? Woher wissen Sie, ob Sie es richtig machen? In diesem Beitrag erfahren Sie alles, was Sie über das Verfassen einer Stellenbeschreibung wissen müssen. 

Was ist eine Stellenbeschreibung?

Eine Stellenbeschreibung ist ein schriftliches Dokument, das die Aufgaben und Qualifikationen einer offenen Stelle beschreibt. Möchte man eine Stelle beschreiben ist es wichtig, relevante Fähigkeiten, Anforderungen an die Ausbildung oder Erfahrung sowie alle erforderlichen Zertifizierungen oder Lizenzen für die Stelle, die Sie besetzen wollen, anzugeben. Auch ist es hilfreich, Informationen darüber zu geben, wie sich Bewerber für diese spezielle Stelle bewerben können, wenn sie entsprechende Qualifikationen erfüllen. 

Um eine gute Stellenbeschreibung zu verfassen, sollten Sie sicherstellen die Erwartungen an die Rolle genau zu kennen und wissen, was Ihr Unternehmen von jemandem erwartet, der diese spezielle Stelle besetzen soll. Eine gründliche Recherche wird dazu beitragen, dass die Bewerber beim Lesen Ihrer Stellenbeschreibung genau wissen, welche Art von Person Sie suchen - ohne vorher Fragen stellen zu müssen!

Tipps für eine gelungene Stellenbeschreibung

Im Folgenden finden Sie einige Tipps zur Erstellung einer effektiven und leicht verständlichen Stellenbeschreibung:

Geben Sie Einzelheiten zu den Aufgaben und Zuständigkeiten sowie Anforderungen wie erforderliche Zertifizierungen oder Ausbildungen an.

• Geben Sie konkrete Beispiele dafür, wie diese Aufgaben auszuführen sind, um die Bewerber nicht zu verwirren.

• Geben Sie auf jeden Fall alle Fristen oder andere relevante Informationen an, wie z. B. erforderliche Wochen-/Monatsstunden, Gehaltsspanne, angebotene Leistungen usw..

• Eine Stellenbeschreibung ist nicht als erschöpfende Auflistung aller Aufgaben des Mitarbeiters gedacht, sondern sollte vielmehr als Leitfaden der Mitarbeiter dienen, damit sie ihre Aufgaben entsprechend erledigen können.

beschreibung vs. ausschreibung

Der Unterschied besteht darin, dass eine Stellenanzeige eine ausdrückliche Aufforderung zum Handeln enthält, wie etwa "Bewerben Sie sich jetzt" oder "Senden Sie Ihren Lebenslauf". In einer Stellenbeschreibung wird lediglich angegeben, welche Arbeit zu erledigen ist. Eine Stellenbeschreibung ist die perfekte Grundlage für Ihre Anzeige. Sie hilft den Bewerbern, schnell zu erkennen, ob sie zu Ihnen passen und grenzt zudem ihre Auswahl von Anfang an ein, sodass Sie bei der Einstellung Zeit sparen!

Recruiting per Klick

Um auf dem heutigen Arbeitsmarkt wettbewerbsfähig zu sein, ist es für Bewerber wichtig zu recherchieren und über aktuelle Trends auf dem Laufenden zu bleiben. Die Mehrheit der Deutschen besitzt ein Smartphone oder ein Tablet, was bedeutet, dass sie die Vorteile dieser Technologien nutzen können und sie bei der Suche nach Stellenangeboten als integralen Bestandteil einzusetzen wissen.

Der Bewerbungsprozess ist zunehmend mobil geworden: Die meisten Deutschen haben inzwischen einen portablen Zugang zum Netz. Über fünfzig Prozent der erwachsenen Bevölkerung besitzen heute ein Smartphone. Das heißt wiederum, dass Sie bei der Suche nach Ihrer nächsten Stelle mehr potenzielle Arbeitgeber finden, die Karrieren online anbieten, als je zuvor.

Vorteile von einer mobilen Bewerbung

Eine mobil-freundliche Bewerbung hat sowohl für Unternehmen als auch für Bewerber zahlreiche Vorteile. Der Bewerber kann bei Interesse sofort reagieren und muss sich nicht erst daran erinnern, wann und wo er die Anzeige gesehen hat, bevor er aktiv wird. Man weiß nie, wie lange etwas online bleibt oder ob es bis dahin gelöscht wurde! Die Chance wird größer, dass sich beworben wird.

Unternehmen, die einen neuen Mitarbeiter suchen, sollten die Ein-Klick-Bewerbung in Betracht ziehen. Diese Methode mag zwar zeitaufwändiger sein, ist jedoch die Mühe wert, wenn es darum geht den perfekte Kandidaten zu finden und so die Fluktuationsrate unter den Mitarbeitern zu senken.

Wie ist eine gute Stellenbeschreibung aufgebaut?

Eine gute Stellenbeschreibung ist so aufgebaut, dass der Arbeitgeber einen klaren Überblick gibt, was er von Ihnen erwarten kann. Ein gutes Beispiel wäre: "Diese Stelle umfasst X, Y und Z". Hierdurch erfährt der Arbeitnehmer genau, welche Aufgaben auf ihn zukünftig zukommen werden.

Zudem sollten sie unbedingt in der Beschreibung für die Stelle alle notwendigen Anforderungen oder Qualifikationen, wie beispielsweise das Bildungsniveau und erforderliche Erfahrung, angeben, die sie sich von ihrem Kandidaten wünschen. Unternehmen haben unterschiedliche Bedürfnisse, wenn es um die Einstellung geht. Einige wollen jemanden, der bereits in einer ähnlichen Funktion tätig war, während andere vielleicht Bewerber mit weitreichenderen Fähigkeiten suchen.

Mustervorlage für eine Stellenbeschreibung

Stellenbeschreibungen sind schwierig zu verfassen. Unser Beispiel einer Stellenbeschreibungsvorlage enthält sowohl Vorschläge für den Inhalt, die Struktur als auch die Formulierung, die beim Schreiben Ihrer eigenen Stellenausschreibung oder als allgemeine Richtlinien verwendet werden sollten, um keine Probleme mit der Konsistenz des gesamten Dokuments zu haben. Unsere Muster-Stellenbeschreibungsvorlage hilft Ihnen, neue Positionen aussagekräftig zu umreißen. Sowohl potenzielle Bewerber als auch Personalverantwortliche können auf diese Weise entlastet werden!

Was gehört in eine Stellenbeschreibung?

Unternehmen, Niederlassung

• Stellenbezeichnung

• Stellenziel und Stellenzweck

• Abteilung oder Team

• Hauptaufgaben

• Nebenaufgaben

• Notwendige Kompetenzen

• Formale Anforderungen

• Aus- und Weiterbildung

• Gehaltsgruppe oder Gehalt sowie sonstige Leistungen

• Zusammenarbeit mit anderen internen und externen Stellen

Vorteile einer Stellenbeschreibung

Klar umrissener Handlungs- und Entscheidungsspielraum

• Vermeidung von Kompetenzkonflikten

• Leichtere Einarbeitung neuer Mitarbeiter

• Förderung des selbstverantwortlichen Handelns

Eine Stellenbeschreibung bildet eine Grundlage für...

Anforderungspunkte für neue Stellen

• Personaleinstellung

• Lohnfestlegung

• Mitarbeiterbeurteilung

• Personaleinführung

Was ist der Nutzen einer Stellenbeschreibung?

Stellenbeschreibungen sind ein wichtiges Instrument des Unternehmens-Managements. Sie können Zeit und Geld sparen sowie dazu beitragen den Arbeitsplatz in vielerlei Hinsicht zu regulieren! Ein Grund, warum Unternehmen Stellenbeschreibungen verwenden, ist, dass sie jede Aufgabe, die ihnen von Seiten der Führungs- oder Personalabteilung zugewiesen wird, nachverfolgen können. Das hilft sicherzustellen, dass niemand bei der Ausführung von Arbeitsaufträgen in Ihrem Unternehmen gegen etwaige Regeln verstößt. Im gleichen Atemzug bedeutet das weniger Ärger auf der Straße (und potenzielle Gerichtsverfahren).

Ein weiterer Grund: Jeder, der sich einen Abschnitt ansieht, weiß, was in den anderen Abschnitten behandelt wird - ohne vorher alle vorherigen Kapitel durch zu lesen. Das spart vorallem wertvollen Leseplatz und beschleunigt gleichzeitig die Unterweisungszeiten in den Abteilungen. Stellenbeschreibungen können unter anderem Grundlage sein für: Stellenausschreibungen, Zielgespräche, Kapazitätsplanung, Zeugniserstellung, Reorganisation und Mitarbeiterqualifizierung.

Stellenbeschreibung als Motivation

Das Instrument der Stellenbeschreibung wird eingesetzt, um Sinn und Zweck der Arbeit eines Mitarbeiters zu bestimmen. Damit eine Stellenbeschreibung zur Motivation der Mitarbeiter beitragen kann, ist es außerdem unabdingbar, dass sie mit Respekt und Bedacht behandelt wird.

Eine Stellenbeschreibung muss zudem eine verlässliche Grundlage für die Beurteilung der Team- und Abteilungszugehörigkeit innerhalb größerer Unternehmen bieten - alles auf Grundlage klarer im Vorfeld festgelegter Erwartungen.

Die Bedeutung einer verständlichen Stellenbeschreibung kann bei Reorganisationsprozessen gar nicht hoch genug eingeschätzt werden. Sie hilft den Mitarbeitern nicht nur dabei, ihre Rolle im Unternehmen zu finden, sondern gibt Aufschluss, wie sie diese Informationen nutzen können, um gute Leistungen erbringen zu können. Und je nach Bedarf mit ihren Aufgaben in verschiedenen Abteilungen oder Organisationen zu wachsen!