Mitarbeitergespräch richtig führen

Die richtige Art der Kommunikation ist ein wesentlicher Faktor, um Mitarbeitergespräche zielorientiert und erfolgreich führen zu können. Dabei kommt es im wesentlichen auf einen systematischen Kommunikations-Ansatz an.

Alle relevanten Fragen zwischen Mitarbeiter und Führungskraft sind situationsspezifisch so zu erfassen, dass sich für beide Parteien Lösungswege und Optimierungen ergeben, die für die einzelnen Beteiligten erkennbar und im gesamten Bereich skalierbar sind. Die Förderung des Mitarbeiters durch sie als Führungskraft beinhaltet sowohl die persönliche Weiterentwicklung als auch das Erreichen der innerbetrieblichen Zielvorgaben eines Unternehmens. Wichtigste Voraussetzung hierbei ist die exakte Vorbereitung des Gesprächs.

Was ist ein Mitarbeitergespräch und worauf kommt es an?

Als Führungskraft kommunizieren sie täglich mit ihren Mitarbeitern - bewusst und unbewusst. Sie treten ihnen morgens auf dem Parkplatz gegenüber, im Fahrstuhl, beim Meeting oder bei Team- und bei Einzelbesprechungen. Jede dieser Begegnungen prägt das Verhältnis, ist Teil der Unternehmenskultur und beeinflusst letztlich auch die Performance. Personalgespräche allerdings unterscheiden sich von diesen täglichen Begegnungen und dem Alltagsgeschäft. Sie sollten in regelmäßigen Abständen stattfinden und Raum für Feedback, Förderung und Bindung bieten.

Welche Ziele und Inhalte umfasst ein Mitarbeitergespräch?

Der Inhalt eines Gespräches richtet sich nach dessen Anlass. Um erfolgreich ein Mitarbeitergespräch zu führen, sollten sie jeweils genau klassifizieren:  Handelt es sich um das quartalsweise zu führende Personalgespräch oder geht es um einen aktuellen Anlass? Ist nach längerer Krankheit ein Krankenrückkehrgespräch zu führen? Geht es um ein Feedbackgespräch zu einem Projekt? Soll eine individuelle Weiterbildung ausgewertet werden oder ist ein Konflikt zu klären? Nach Inhalt und Ziel bestimmen sich Wertigkeit, Struktur, Vorbereitung und Ort des Gesprächs.

Zu welchen Anlässen führen sie ein Personalgespräch?

Neben unterschiedlichen Anlässen, die sich aus persönlichen sowie innerbetrieblichen Abläufen ergeben, sollte in der Regel einmal pro Quartal ein reguläres Mitarbeitergespräch geführt werden, um seine volle Effizienz entfalten zu können. Ziel dieses Gesprächs ist  die Mitarbeiterentwicklung.

Seine Regelmäßigkeit bietet dabei für alle eine gute Basis, um Vertrauen zu schaffen und Bindungen zu vertiefen. Sie definieren zusammen Ziele und Meilensteine, können Herausforderungen rechtzeitig erkennen und gemeinsam Lösungen finden. Mit einem zeitlich überschaubaren Turnus erreichen sie als Führungskraft, dass Entwicklungen und Lernerfolge erkannt und regelmäßig gewürdigt werden. Sie verbessern das Betriebsklima, behalten die Übersicht und schaffen Anreize durch Aufmerksamkeit.

Systematisierung für Transparenz und wirksames Feedback

Standardisierungen tragen zu einem besseren Verständnis bei Führungskräften und Mitarbeitern bei. Sie ermöglichen eine bessere Darstellung von Leistungen, Zielen und Vereinbarungen. Durch das Erstellen von Feedback-Formularen erleichtern sie sich außerdem zusätzlich die Arbeit. Um erfolgreich ein Mitarbeitergespräch als Führungskraft zu führen, können sie sich bereits bei der Vorbereitung an der Systematisierung orientieren.

Gleichzeitig ist es möglich, Terminvereinbarungen rechtzeitig automatisch an alle Mitarbeiter zu versenden. Diese Formen der Automatisierung und systematischen Leistungserfassung haben neben der Transparenz viele weitere Vorteile.  Dazu gehören:

schnelles Erfassen einer Auswertung und Erstellen des Gesamtbildes

• rasches Erkennen von Herausforderungen vom Einzelnen bis zur gesamten Abteilung

• allseitige Verbindlichkeit und stressmindernde Vorausschau

• Zeitgewinn

Sie können Ihren Fokus im Mitarbeitergespräch auf den Ablauf legen und sich auf die individuelle Situation konzentrieren.

Checkliste: Mitarbeitergespräch richtig organisieren und führen

Um ein Personalgespräch als Führungskraft zu führen, bedarf es einer exakten Vorbereitung. Arbeiten sie bereits mit standardisiertem Material, so können sie sich daran orientieren. Aufgabe der HR ist es, Strukturen zu schaffen, die sowohl dem Management als auch den mittleren Führungskräften und den Mitarbeitern effizient dienen.

Während das Management Skalierungen benötigt, ist es für Teamleiter und Mitarbeiter wichtig, die Zielvorgaben und Leistungen abzugleichen. Berücksichtigen sie bei einer guten inhaltlichen Vorbereitung Positives und erfassen zeitgleich Negatives wie Leistungsmängel oder häufige Fehlzeiten. Sie setzen den Fokus auf Ziele und Motivation. Wichtig ist es dabei immer, sich als systemische Einheit zu begreifen und keine Fronten aufzubauen. Bewertungen sollten immer objektiv, sachbezogen und nachvollziehbar sein. Standardisierung kann hier wichtige Unterstützung bieten. Eine Checkliste hilft bei der konkreten Vorbereitung:

Vorbereitung von der Organisation bis zum Inhalt

Organisatorisch sind folgende 3 Punkte wichtig:

Die rechtzeitige Einladung der Mitarbeiter in Verbindung mit entsprechenden Informationen zu den Inhalten des Gesprächs ermöglichen eine beidseitig gute Vorbereitung und minimieren den Stress. Sinnvoll kann es sein, hier bereits einen standardisierten Fragebogen, ein Feedback-Formular oder einen Bogen zur Selbstbewertung mitzusenden. Je nach Aufgabenbereich und Vorbereitungszeit auf beiden Seiten sollte die Einladung etwa drei Wochen vor dem Termin per E-Mail geschickt und bestätigt werden.

• Denken sie an das Buchen eines geeigneten Raums, in dem sie ungestört mit dem Mitarbeiter sprechen können; das trägt nicht nur zur Gesprächsatmosphäre bei, sondern ist auch eine Frage von Respekt und Datenschutz.

• Planen sie ausreichend Zeit für jeden Mitarbeiter ein. Bei einem Jahresgespräch können das je nach Arbeitsgebiet auch einmal 60 Minuten für ein Gespräch anfallen.

Inhaltlich legen sie fest…

welche Themen zu besprechen sind und unterlegen diese mit individuellen Beispielen, um konkret argumentieren zu können (häufiges Zu-spät-Kommen, Fehlzeiten, inhaltliche Herausforderungen innerhalb von Projekten …).

• welche Zielsetzungen konkret im Gespräch vereinbart werden sollen (eventuell mit Meilensteinen).

• welche Stärken der Mitarbeiter hat und was an bereits Erreichtem hervorzuheben ist.

• ob persönliche Herausforderungen privater Art (Familie, Gesundheit) anzusprechen und bei der Bewertung zu beachten sind.

• welche Strategien sie anwenden, wenn es zu Konfrontationen kommen sollte. Zum Beispiel können sie sich vorab mental auf das Gespräch einstellen, indem Sie vergangene Gespräche mit dem Mitarbeiter Revue passieren lassen und das Verhältnis insgesamt evaluieren.

Ablauf eines Personalgesprächs

Sorgen sie vorab für eine angenehme, konzentrierte Gesprächsatmosphäre in einem gut belüfteten, sauberen Raum. Achten sie darauf, dass Störungen (auch durchs Handy) unterbleiben.

• Übernehmen sie zu Beginn die Führung und definieren sie Ziele und Inhalte.

• Lassen sie den Mitarbeiter erzählen. Hören Sie aktiv zu und notieren sie Wesentliches.

• Abschließend fassen sie das Gesagte kurz zusammen. Legen die gemeinsam vereinbarten Ziele schriftlich fest und geben einen Ausblick mit den beiderseitigen Erwartungen. Wichtig dabei ist die Motivation des Mitarbeiters und ein Ergebnis auf gemeinsamer Ebene.

Nachbereitung eines Mitarbeitergesprächs

Nehmen sie sich für jeden einzelnen Mitarbeiter ausreichend Zeit hinsichtlich der individuellen Nachbereitung eines Gesprächs. Nutzen ziehen sie dazu das Protokoll zu Hilfe. Schätzen sie das Gespräch für sich ein und überlegen sie, was sie perspektivisch besser gestalten können. Notieren sie, wie sie den Mitarbeiter bei der Umsetzung des Vereinbarten unterstützen können.

Leitfaden für Mitarbeitergespräche

Eine vorgegebene Struktur im Mitarbeitergespräch vereinfacht das Erreichen von Ergebnissen auf beiden Seiten. Sie gibt ihnen als HR-Führungskraft die Möglichkeit, sich sicherer zu fühlen und souveräner aufzutreten. Die Übernahme der Gesprächsführung bedeutet nicht, dass sie hauptsächlich reden, doch mit Fragen und Impulsen lenken sie das Gespräch.

Richten sie ihren Leitfaden nach dem Anlass und den Zielen des Gesprächs aus. Beginnen sie bei der Begrüßung. Hier ist es wichtig, sich nach dem Befinden des Mitarbeiters zu erkundigen. Bauen sie dann ihre Fragen auf und setzen sie beim aktiven Zuhören Akzente. Fassen sie immer zusammen und kommen sie so zu Vereinbarungen. Achten sie zudem darauf, nicht zum Ankläger zu werden, sondern immer lösungsorientiert aufzutreten. Fassen sie am Ende das Ergebnis des Gesprächs mit einer Zielsetzung zusammen und geben sie dem Mitarbeiter einen Motivationsschub mit auf den Weg.

5 Herausforderungen bei Personalgesprächen

Nutzen sie ihre Chancen in Einzelgesprächen mit Mitarbeitern. Sie bieten Ihnen die Möglichkeit zu gezielter Wertschätzung und Motivation. Sie können dadurch Ressourcen mobilisieren, eine höhere Arbeitszufriedenheit und mehr Engagement erzielen und wertvolle Arbeitskräfte an Ihre Firma binden.

• Spontan diktierte Termine und Zeitdruck: Mit Einladungen zeigen Sie Respekt und Wertschätzung. Gut geplante Gespräche bringen bessere Ergebnisse.
   
• Ohne Vorbereitung keine Effizienz: Unvorbereitet wirken sie unprofessionell und erreichen weder eine Leistungserhebung noch können Sie eine Zielsetzung festlegen.
   
• Vorwürfe statt Lösungen: Gerade Kritik sollte nicht unspezifisch im Raum stehen. Arbeiten sie mit konkreten Beispielen und behalten sie ihr Ziel im Auge. Es geht um Leistungssteigerung und Verbesserung; das erreichen sie durch Motivation und gemeinsam entwickelte Lösungsansätze.
   
• Gemeinsam Zielsetzungen vereinbaren: Ein Diktat der Ziele reicht nicht aus. Finden sie gemeinsame Lösungen mit dem Mitarbeiter.
   
• Der Weg zum Ziel: Arbeiten sie nicht mit Druck, sondern zeigen sie Führungsqualitäten. Entwickeln sie Perspektiven wie etwa weitere Karrierechancen oder ein höheres Gehalt.

Fazit

Sehen sie Mitarbeitergespräche als eine Chance zum Dialog. Es lohnt sich, die Frage "Wie führt man ein Mitarbeitergespräch?" ernstzunehmen.  Sie haben mithilfe von Mitarbeitergesprächen ein wirksames Instrument zur Mitarbeiterführung zur Seite, wodurch sie das Betriebsklima verbessern, Arbeitsabläufe effizienter gestalten und ihre Zielsetzungen optimieren können.