Bewerbermanagement - Definition & Tipps für die Praxis

Als Bewerbermanagement wird eine Methode bezeichnet, die sämtliche Abläufe zur Personalbeschaffung unterstützt. Im optimalen Fall betrifft dies alle Vorgänge von der Ausschreibung bis zur endgültigen Besetzung der vakanten Stelle.

Was sind Aufgaben des Bewerbermanagements?

Das Bewerbungsmanagement beginnt im Normalfall mit der Veröffentlichung der Stellenanzeige. Sobald die Bewerbungsunterlagen in der Firma ankommen, laufen vorzugsweise folgende Prozesse ab:

eingehende Bewerbungen schriftlich per E-Mail oder auf dem Postweg bestätigen

• Abgleich der Bewerberkenntnisse mit dem Anforderungsprofil

• Weiterleitung der Bewerbungen an die entsprechenden Fachabteilungen (zuständigen Bereichsleiter)

• Einladung zum Vorstellungsgespräch

• Auswahl der am besten geeigneten Kandidaten

• Absage an die weniger geeigneten Bewerber

• weitere Gespräche mit den Bewerbern der engeren Wahl

• bei endgültiger Entscheidung, Zusage an den Top-Kandidaten bzw. Absage an verbleibende Kandidaten

• Unterzeichnung des Anstellungsvertrages

Werden diese Abläufe manuell oder nur teilweise mit digitaler Hilfe ausgeführt, sind Fehler oftmals nicht zu vermeiden. Eine Bewerbungsmanagement-Software hingegen arbeitet nicht nur datenschutzkonform, sondern sehr zuverlässig und fehlerfrei.

Ziele des Bewerbermanagements

Das optimale Bewerbermanagement sollte kostensparend und in möglichst kurzer Zeit zur Einstellung von geeigneten Mitarbeitern führen. Eine sorgfältige und dennoch schnelle Arbeitsweise ist hierfür unabdingbar.

Nichtsdestotrotz können selbst hervorragende Fachkräfte nicht so effizient vorgehen wie eine Bewerbungsmanagement-Software, bei der durch automatisierte Prozessschritte systemseitig Fehler ausgeschlossen werden können. Zudem verhilft ein mit entsprechender Software unterstütztes Bewerbungsmanagement durch präzise und schnelle Datenverarbeitung zu einer positiven Außenwahrnehmung und zu einem hervorragenden Firmenimage.
 

Kosten und Zeit sparen

Entsprechende Bewerbermanagement-Software und damit optimierte Managementprozesse mindern die Kosten und führen bei der Bewerberauswahl durch Verknüpfung der persönlichen Daten zu einer erheblichen Zeitersparnis.Dies hat unter anderem den Vorteil, dass Bewerber nicht unnötig auf eine Antwort beziehungsweise auf eine Entscheidung warten müssen. So kann im Extremfall verhindert werden, dass Top-Kandidaten sich anderweitig orientieren.
 

Effizienter Recruiting-Prozess

Um das Recruiting effizienter zu gestalten, entlasten immer mehr Unternehmen ihre Recruiter mithilfe von Digitalisierungs.Maßnahmen in den Bewerbungsabläufen. Um Top-Kandidaten für die ausgeschriebenen Stellen zu finden, gehen Recruiter folgendermaßen vor:

Anforderungsprofil erstellen

• Stelle ausschreiben - intern und extern (auch mithilfe des Bewerbermanagementsystems durch Schaltung von Stellenausschreibungen auf Online-Kanälen)

• Prüfung der Lebenslauf-Angaben auf Richtigkeit und der eingereichten Dokumente auf Echtheit.

• Bewerberauswahl

• Arbeitsvertrag beziehungsweise Einstellung

Allerdings ist in diesem Zusammenhang unbedingt darauf zu achten, dass alle Maßnahmen dem Datenschutzgesetz sowie dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz entsprechen. 
 

Das Arbeitgeberimage verbessern

Die Arbeitgebermarke im Personalbereich kann durch arbeitnehmerfreundliche Personalpolitik gepflegt und durch Vermittlung verlässlicher Werte stetig aufgebaut und weiterentwickelt werden.

Werden beispielsweise flache Hierarchien, Weiterbildungsangebote für die Arbeitnehmer, Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch flexible Arbeitszeitmodelle, Gesundheitsmanagement, Kinderbetreuung und Homeoffice angeboten, kommt dies dem Arbeitgeber zugute, da dies eine gewisse Wertschätzung der Mitarbeiter signalisiert.

Deratige Maßnahmen führen zu mehr Mitarbeiterzufriedenheit, unterstützen die Außenwirkung als glaubwürdiger und attraktiver Arbeitgeber (Employer Branding) und fördern so ein positives Firmenimage. Dieses wiederum erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sich potenzielle Bewerber für die Firma interessieren.
 

Schnelligkeit ist wichtig

Kleinere Unternehmen mit einer überschaubaren Personalverwaltung werden die Bewerbungen sicherlich anders auswerten als größere Firmen oder Konzerne. Doch selbst das beste Image nützt wenig, wenn die Stellenbewerber zu lange auf Antwort warten müssen.

Ein Bewerbermanagementsystem schafft hier Abhilfe, indem es Prozesse optimiert, die Arbeitswege der Personalbeschaffung verkürzt und so zu einem schnelleren Auswahlverfahren verhilft. Außerdem steigt das Firmenimage als gut organisierter Arbeitgeber und erhöht somit wiederum die Chance, dass favorisierte Bewerber den Anstellungsvertrag unterzeichnen.

Der Prozess
 

Erstellen einer Stellenanzeige

Wer die Stellenanzeigen aufmerksam verfolgt, wird bemerken, dass diese meist wenig aussagekräftig sind. Enthalten sie konkrete Aussagen, sind diese oftmals derart unrealistisch, dass sich kaum jemand traut, sich zu bewerben.Deshalb sollte das Anforderungsprofil realistisch sein und die zu besetzende Stelle genau beschrieben werden.

Wichtig ist zudem, dass Bewerber ein Gefühl für die Wertvorstellungen des möglichen Arbeitgebers entwickeln. Erkennbar sind diese unter anderem an den Formulierungen, die zwingend dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) entsprechen sollten.
 

Bewerber suchen und finden

Sie haben viele Möglichkeiten, geeignete Bewerber zu finden. Zum Beispiel können so Stellenanzeige innerhalb der Firma (z. B. Intranet), in regionalen oder überregionalen Printmedien, in Fachzeitschriften, Suchmaschinen oder auf den Online-Stellenbörsen veröffentlicht werden.

Sie können die freie Stelle allerdings ebenso - und damit effektiver - über eine entsprechende Software bekannt geben, mit der es möglich ist, Interessenten auf mehreren Online-Stellenbörsen gleichzeitig zu erreichen.
 

 Auf eingehende Bewerbungen reagieren

Auf Bewerbungen, auch Initiativbewerbungen, sollte umgehend beziehungsweise innerhalb einer Woche die Eingangsbestätigung erfolgen.

Zwar gibt es immer noch Firmen, die den traditionellen Postweg bevorzugen, doch die modernen Stellenbewerber sind inzwischen kurze Datenwege und schnelle Antworten gewöhnt. Lässt sich die Personalverwaltung zu viel Zeit bei der Bearbeitung von Anfragen oder Bewerbungen, besteht die Möglichkeit, dass sich potenzielle Kandidaten schnell wieder abwenden.

Effizient und zielführend sind die zeit- und kostensparenden, professionellen Bewerbermanagementsysteme, mit denen die Bewerberdaten zentral eingepflegt und für autorisierte Mitarbeiter zugänglich gehalten werden.
 

Eingehende Bewerbungen sichten

Stellenanzeigen sind das Ergebnis von teilweise vorformulierten Stellenbeschreibungen sowie den zusätzlichen speziellen Anforderungen der jeweiligen Fachabteilungen.

Die im Anforderungsprofil festgehaltenen Fähigkeiten sollten mit den Fähigkeiten der jeweiligen Bewerber weitestgehend übereinstimmen. Ist dies nicht der Fall, werden die entsprechenden Bewerbungen aussortiert.

Solch ein Management von Bewerbern ist zeitaufwendig und ließe sich komfortabel durch eine Bewerbungssoftware erledigen.
 

Interviews vereinbaren

Die infrage kommenden Bewerber müssen eingeladen werden. Das kann unter anderem manuell per Brief, Telefon oder E-Mail erfolgen. Bedeutend effektiver und zeitsparender erfolgt dies allerdings mit einem Bewerbermanagementsystem.
 

 Bewerbungsgespräche führen

Bei der persönlichen Vorstellung geht es um den Gesamteindruck der Bewerber. Hier fließen verbale und nonverbale Informationen mit ein, die nach den Gesprächen schriftlich festgehalten und entsprechend ausgewertet werden.

Sind solche Auswertungen lediglich an einem Platz und müssen diese nach der manuellen Erfassung an beteiligte Abteilungen zur Abstimmung mit den maßgebenden Abteilungsleitern weitergereicht werden, bindet dies erheblich Arbeitskapazität.

Erfolgversprechender hingegen ist die Verwaltung durch ein Bewerbermanagementsystem, da dies den entsprechenden Personen einen autorisierten Zugriff ermöglicht.
 

Interne Evaluierung

Die systematische und nach vorher festgelegten Kriterien erfolgende interne Überprüfung ist Voraussetzung für eine optimale Bewerberauswahl. Dieser Prozess erfordert Zeit und bindet Personalkapazitäten. Ebenfalls hier können diese abgleichenden Prozesse komfortabel von einer Bewerbungsmanagement-Software erledigt werden.
 

Arbeitsvertrag aufsetzen oder absagen

Sind die Bewerberdaten bereits in einem Bewerbermanagementsystem eingepflegt, werden diese automatisch in die Vertragsdaten übernommen. Fehlende Daten können durch die Bewerber nachgetragen werden. Mit einer qualifizierten elektronischen Signatur erfolgt das Aufsetzen des Arbeitsvertrages zudem innerhalb kürzester Zeit. Dies betrifft zugleich Schreiben für die Absagen.

Wie etablieren Sie einen effizienten Bewerbungsprozess?

In der heutigen Zeit wird in erster Linie schnelle Reaktionszeit auf Bewerbungen und zügige Bearbeitung bei der Auswahl geeigneter Mitarbeiter vorausgesetzt. Dies bedeutet, dass Eingangsbestätigungen innerhalb von maximal einer Woche und möglichst per E-Mail an die Bewerber verschickt werden sollten.Alle weiteren Maßnahmen zur Bewerberauswahl haben ebenfalls engmaschig zu erfolgen, weshalb zwischen den beteiligten Fachabteilungen direkte Kommunikationswege bestehen müssen.

Kandidaten, die nicht in die engere Wahl gekommen sind, sollten umgehend mit einem dennoch wertschätzenden Schreiben benachrichtigt werden.Maßnahmen zum Kennenlernen der Bewerber wie Vorstellungsgespräche, Interviews und Assessment-Center sind zügig auszuwerten und daraus resultierende Bewerberabsagen umgehend zu versenden.

Je nach Größe der Unternehmen kann der gesamte Bewerbungsprozess zwischen drei Wochen und zwei Monaten dauern.

Vereinfachung der Abläufe und Unterstützung bei der Auswertung verschiedener Recruiting-Maßnahmen bieten Bewerbungsmanagement-Software-Systeme, mit denen nicht nur Zeit und Kosten gespart, sondern Fehler vermieden und Datenschutzrichtlinien verlässlich eingehalten werden.
 

Wie interne Kollegen effizient eingebunden werden

Mithilfe digitaler Bewerbermanagement-Systeme können interne Kollegen effizient eingebunden werden. Gemäß der Datenschutzrichtlinien dürfen diese allerdings nur solche Daten einsehen, die für die Beurteilung von Bewerbern notwendig und entsprechend freigegeben sind.
 

HR macht weniger selbst

Gerade bei der Verwaltung von Bewerbern ist Effektivität, Genauigkeit und Datenschutz unabdingbar. Dies wird ab einem bestimmten Bewerberaufkommen mit herkömmlicher Personalarbeit zu einer echten Herausforderung und lässt sich weder in vertretbarem Zeitrahmen noch in der benötigten Genauigkeit bewerkstelligen.

Im Gegensatz dazu lassen sich mit der passenden Software selbst Unmengen von Bewerber-Unterlagen in einem Bruchteil der Zeit bearbeiten. Spezielle Bewerbermanagement-Software vereinfacht hier die Abläufe und bietet verlässlich Zeitersparnis, Genauigkeit und Datenschutz für sensible Bewerberdaten.
 

Nie wieder suchen: Bewerberdaten zentral ablegen

Innerhalb der Personalbeschaffung, die einen Teilbereich des Human Resource Managements darstellt, nimmt das Bewerbermanagement in vielen Unternehmen eine zentrale Rolle ein und bindet oftmals beim Bewerber Verwalten einen beträchtlichen Anteil der Personalkapazitäten.

Zu einer immensen Zeitersparnis verhilft das zentrale Ablegen der Bewerberdaten in Form einer gut durchdachten HR-Management-Software. Beispielsweise können durch entsprechende Rollenzuordnungen an autorisierte Mitarbeiter unnötige Nachfragen und Wege vermieden werden.
 

Vorlagen nutzen

Damit der Schreibaufwand, der mit der Bewerberkommunikation zusammenhängt, nicht ausufert, sollten unter anderem Vorlagen für Eingangsbestätigungen oder Absagen angefertigt werden.
 

Interviews strukturieren

In welcher Form die Befragungen durchzuführen sind, ist nicht fest vorgegeben und kann je nach Notwendigkeit frei entwickelt werden. Es besteht die Möglichkeit Interviews sowohl strukturiert streng nach Fragebogen als auch eher narrativ zu gestalten, um mehr Persönliches über die Bewerbungskandidaten zu erfahren. Im Kern geht es bei solchen Interviews darum, für die entsprechend zu besetzende Stelle wesentliche Kompetenzen auszutesten. Die Ausgestaltung ist jedem selbst überlassen, bedarf allerdings entsprechender Vor- und Nachbearbeitung.

Planung und Auswertung solcher Interviews lassen sich einfach, zeitsparend und verlässlich über das Bewerbungsmagementsystem verwalten und sind für alle an dem Recruiting Beteiligten direkt einsehbar.

Fazit

Das Bewerbermanagement ist ein komplexer Prozess, welches den Mitarbeitern im Personalwesen eines Unternehmens einiges an Mühe und Zeit abverlangt.

Entsprechende Bewerbermanagement Software-Programme sind in der Lage das Management eines Unternehmens erheblich zu erleichtern und so kann durch sie Zeit und Kosten eingespart werden, welches nun an einer anderen Stelle zum Vorteil des Unternehmens investiert wird.